10 Lecciones aprendidas de la migración de datos para la implementación de un ERP

Durante el año 2011, la Universidad de los Andes afrontó el reto de implementar un sistema de información de clase mundial para soportar su operación administrativa de manera efectiva. La herramienta seleccionada fue SAP, con sus módulos de finanzas, tesorería, presupuesto, compras, activos fijos, gestión humana y nómina, entre los más importantes.

Para cada uno de estos módulos del nuevo ERP existía una necesidad común, y consistía en poder contar con los datos necesarios para que el sistema funcionara adecuadamente al momento de salir en vivo, esto considerando que para ese momento la Universidad contaba con sistemas totalmente diferentes para cubrir su operación, entre ellos un sistema financiero colombiano con 11 años de información y un sistema de gestión humana americano con 6 años de nóminas, esto por mencionar los más importantes.

Datos, Sistemas de Información, ERP, SAP, Calidad, Riesgo, ETL

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Este tipo de situaciones son normales al momento de encarar un proceso de implantación, migración o actualización de un sistema de información. Es por ello, que brevemente compartiré algunas lecciones importantes que quedaron durante el proyecto de implantación de SAP en la Universidad.

Punto 1. No subestime el proceso de migración de datos.

Sin los datos adecuados ningún sistema puede operar correctamente, por tanto el no contar con los datos necesarios y en el formato requerido en el momento oportuno, siempre será un riesgo de alto impacto en un proyecto de este tipo.

Punto 2. La responsabilidad de los datos es del cliente.

Por lo general las empresas de consultoría dejan la responsabilidad de la preparación, revisión y carga de los datos por parte del cliente, ya que es quien conoce realmente sus sistemas. Teniendo en cuenta este punto, defina desde el inicio del proyecto un equipo de trabajo interino para realizar esta labor.

Punto 3. Los datos son necesarios durante todo el proyecto.

Durante la implementación de un sistema existen pruebas unitarias y pruebas de integración por parte de los usuarios funcionales, esto como paso previo a la salida en vivo, para lo cual es necesario contar con datos cargados en los sistemas de pruebas. Adicionalmente, tenga en cuenta, que estas cargas de pruebas ayudan a ajustar los scripts y/o programas de extracción y carga. (Ver imagen).

Punto 4. Deje claro con la empresa de consultoría qué pasará con los datos históricos de los sistemas anteriores.

Por las implicaciones técnicas y la complejidad, una empresa consultora ofrecerá a lo sumo la carga de datos del último año. Por esta razón, si esta opción no aplica para usted, manifiésteselo a su proveedor de servicio o incluso considérelo desde la elaboración de los términos de referencia para evaluar su selección.

Punto 5. Establezca un equipo de trabajo multidisciplinario.

Normalmente quienes conocen los datos existentes en un sistema de información son los usuarios funcionales, por eso es necesario establecer un equipo de trabajo con ellos, apoyado por un grupo técnico que realice las labores de extracción, transformación y carga (ETL).

Por ejemplo, para el caso del proyecto de la Universidad, se contó con funcionales expertos de cada uno de los módulos a ser migrados, siendo un total 16 funcionales, 3 técnicos Uniandes y 5 consultores del lado del proveedor.

Punto 6. Establezca roles y responsabilidades sobre los datos – Gobierno

Deben existir roles asignados y responsabilidades claras, para quienes apoyen los procesos de extracción y carga de datos, esto con el fin de lograr la validación previa en un repositorio temporal y la carga y validación en el sistema destino. Este esquema de gobierno le podrá ser útil para la puesta en producción y posterior operación del sistema.

Punto 7. Defina criterios de calidad para la aprobación de los datos.

Criterios como: integridad, precisión, consistencia, unicidad y oportunidad, son claves para la aprobación de los datos a ser cargados en el sistema destino. Para lograr esto se deben definir herramientas de control de cada uno de estos elementos de calidad en los diferentes momentos de extracción y carga de los datos.

Punto 8. Establezca una metodología y/o lineamientos para el proceso de migración.

Existen diversas metodologías y pautas para la realización de un proceso de migración de datos, lo cual es fundamental como marco de referencia para realizar este proceso. En el caso de migraciones a sistemas SAP, la metodología Accelerated SAP – ASAP, ofrece pautas y aceleradores (plantillas predefinidas) en cada una de las fases del proyecto.

Punto 9. Use los medios tecnológicos que considere.

Existen en el mercado diversas herramientas de perfilamiento y limpieza de datos que pueden ser útiles, sin embargo es clave poder contar como mínimo con una base de datos intermedia entre los sistemas fuente y destino.

Punto 10. El trabajo no finaliza con la migración y la salida en vivo.

La migración de los datos no termina con su carga en la salida en vivo. Por tanto considere dejar aplicaciones, y reportes de validación de los datos, esto para poder cubrir requerimientos de ajuste en plena operación.

Aunque cada uno de estos puntos se encuentra enumerado, no quiere decir esto que una de estas lecciones es más importante que otra, por el contrario, con cada uno de estos puntos se pretende ofrecer elementos de juicio para encarar proyectos de datos en los sistemas de información, para lo cual dependiendo del proyecto uno de estos puntos primará sobre otros, sin embargo, siempre debemos tener claro que el resultado final de este proceso nos debería permitir cubrir las necesidades de información de la organización hoy y mañana, allí es donde está el reto más importante.

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Sobre el autor
Andres Betancourt Escobar Andres Betancourt Escobar (1 Entrada(s))


Ingeniero de Sistemas de la Universidad Autónoma de Manizales, Especialista en Gerencia de Proyectos de la Universidad EAN. Profesional con experiencia de 7 años en liderar proyectos de sistemas de Información y tecnología enfocados en Inteligencia de negocios y Migración de Datos

AVISO LEGAL: Los artículos aquí registrados expresan la opinión de sus autores y colaboradores. Este sitio no representa necesariamente la opinión del DEPARTAMENTO DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y COMPUTACION ni de la UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.


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